Indica que organizas el servicio y que no eres pasajero. Confirma el nombre de quien llega, el texto del cartel, su contacto y el destino; después, envíale la confirmación escrita. Acuerda aparte quién paga y quién comunica los cambios. Enviar una solicitud no confirma disponibilidad ni una reserva.
Distingue al organizador del pasajero
Identifícate como organizador y facilita el nombre de quien realmente llega. Acordad el nombre o texto del grupo que aparecerá en el cartel: no presupongas que será el apellido de quien paga. Si el formulario pide el nombre para el cartel, introduce el acordado y explica tu función en las notas. Confirma los datos finales con coordinación; rellenar el formulario no implica aceptación. Esta guía se refiere a adultos o grupos acompañados, no a un servicio para menores no acompañados.
Entrega la confirmación completa al viajero
Con su permiso, facilita un número operativo del viajero con prefijo internacional y tu contacto de respaldo. Acordad quién recibirá las novedades y cómo podrá contactar directamente con coordinación. Envía en un único mensaje vuelo confirmado, fecha local de llegada, destino completo, instrucciones de encuentro y precio escrito. Pide que lo guarde sin conexión y revise el texto del cartel. Comparte solo los datos necesarios para el traslado, no el itinerario completo ni imágenes de documentos de identidad.
Acuerda pago, destino y necesidades
Confirma quién pagará, cuándo y por el medio aceptado por coordinación. No digas que está pagado si no existe confirmación escrita de ese acuerdo. Facilita dirección exacta, acceso, viajeros, todas las maletas y necesidades de sillas o movilidad. El número de vuelo y una dirección genérica de Puerto Plata no determinan el destino ni el vehículo. Solicita el presupuesto completo del trayecto real y confirma por separado cualquier regreso.
Prepara cambios y falta de conexión
Acordad quién comunicará los cambios de vuelo confirmados para evitar instrucciones contradictorias. Si el viajero cambia de vuelo, coordinación debe confirmar el nuevo número y la fecha local de llegada. Guarda antes de salir el contacto y las instrucciones actuales en su dispositivo. Sin datos, utilizad el cartel y la alternativa acordados; no garantices WiFi ni un mensaje concreto del conductor. Verifica con coordinación cualquier cambio inesperado de recogida.
Un ejemplo hipotético
Imagina que reservas para dos familiares adultos que llegan juntos y tú no estarás en POP. La confirmación identifica a uno en el cartel, su teléfono como contacto de llegada y el tuyo como respaldo. Ambos reciben el mismo destino, tarifa escrita, forma de pago e instrucciones. Si cambia el vuelo, la persona acordada solicita una única confirmación revisada y la comparte. Es un ejemplo de planificación, no una experiencia real ni una garantía de servicio.
Lista para copiar y enviar al viajero
Copia estos campos en un mensaje y complétalos con lo que coordinación haya confirmado. Marca lo desconocido como pendiente de confirmación. Envía la versión completa al viajero para que la revise antes de volar: esta lista facilita la entrega de información, pero no sustituye la confirmación del operador.
- Viajero que llega y texto exacto del cartel: …
- Número de vuelo y fecha local de llegada al aeropuerto: …
- Dirección completa, acceso y ubicación del hotel o villa: …
- Viajeros, equipaje, sillas y asistencia solicitadas: …
- Contacto acordado del viajero y respaldo, con prefijos: …
- Vehículo confirmado, total escrito, pagador y forma de pago: …
- Instrucciones de encuentro, coordinación y alternativa sin conexión: …
- Fecha y número del vuelo de regreso y recogida, si se reservaron: …
Solicita el traslado con los datos del viajero y del organizador →