Explique que organiza o serviço e não é passageiro. Confirme nome de quem chega, texto da placa, contacto disponível e destino; depois envie a confirmação escrita ao viajante. Combine separadamente quem paga e quem comunica alterações. Um pedido não confirma disponibilidade nem reserva.
Distinguir organizador e passageiro
Identifique-se como organizador e indique o nome da pessoa que realmente chega. Combine o nome exato ou texto do grupo na placa; não presuma que será o apelido de quem paga. No campo do nome para a placa, coloque o acordado e explique a sua função nas notas. Peça confirmação final à coordenação. Este guia trata de adultos ou grupos acompanhados, não de um serviço para menores não acompanhados.
Entregar a confirmação completa
Com autorização do viajante, forneça um número disponível com indicativo internacional e o seu contacto de recurso. Confirme quem recebe atualizações e como o passageiro contacta diretamente a coordenação. Envie num só texto voo confirmado, data local de chegada, destino completo, instruções e preço escrito. Peça que o guarde sem ligação e confira a placa. Partilhe apenas os dados necessários ao trajeto, sem itinerários completos ou imagens de documentos.
Acordar pagamento, destino e necessidades
Confirme quem paga, quando e pelo método aceite pela coordenação. Não informe os hóspedes de que está pago sem acordo escrito. Envie morada exata, acesso, passageiros, toda a bagagem e necessidades de cadeiras ou mobilidade. Número de voo e a referência genérica Puerto Plata não definem destino ou veículo. Solicite orçamento completo para o percurso real e confirme qualquer regresso em separado.
Preparar alterações e falta de dados móveis
Defina quem comunica mudanças confirmadas de voo para evitar instruções contraditórias. Se houver remarcação, confirme com a coordenação o novo número e a data local de chegada. Guarde contacto e instruções atuais no dispositivo do viajante antes de partir. Sem dados, utilize a placa e o plano alternativo acordados; não garanta WiFi nem uma mensagem específica do motorista. Verifique alterações inesperadas diretamente com a coordenação.
Um exemplo hipotético
Imagine uma reserva para dois familiares adultos que chegam juntos, sem a sua presença em POP. A confirmação identifica um deles na placa e como contacto à chegada, consigo como recurso. Ambos recebem o mesmo destino, preço escrito, acordo de pagamento e instruções. Se o voo mudar, o contacto combinado solicita uma única confirmação revista e partilha-a. É um exemplo de preparação, não um relato real nem uma garantia de serviço.
Lista para copiar e entregar ao viajante
Copie estes campos para uma mensagem e preencha com os dados efetivamente confirmados. Assinale o que ainda aguarda confirmação. Envie a versão completa ao viajante para revisão antes do voo. A lista facilita a transmissão de informações, mas não substitui a confirmação do operador.
- Viajante à chegada e texto exato da placa: …
- Número do voo e data local de chegada ao aeroporto: …
- Morada completa do hotel/villa, entrada e localização: …
- Passageiros, bagagem, cadeiras e assistência solicitadas: …
- Contacto acordado do viajante e recurso, com indicativos: …
- Veículo confirmado, total escrito, pagador e forma de pagamento: …
- Instruções de encontro, coordenação e alternativa sem ligação: …
- Data e número do voo de regresso e recolha confirmados, se reservados: …
Peça o transfer com os dados do viajante e do organizador →