配車担当に両方の住所と各区間の日付を伝えてください。ホテル間移動は別途依頼し、最後の宿泊先での迎車と全体の料金を書面で確認します。1つのゾーンの往復見積もりだけでは、分泊全体の料金は決まりません。
3区間を別々に書き出す
架空の例として、POP到着後にPlaya Doradaへ泊まり、その後Cabareteへ移り、最後にCabareteからPOPへ向かうとします。第1区間には現地到着日と便名、第2区間には移動日と合意した迎車時刻、第3区間には現地出発日と便名を記します。これは時刻表やパッケージ商品ではありません。ホテル予約の変更だけでは移動車両は予約されません。
住所・ゾーン・見積もりを確認する
正式な施設名、正しい入口、必要に応じ地図の位置を伝え、各ホテルのゾーンを個別に確認します。公表された空港料金は指定の空港区間に対するもので、ホテル間移動の料金にはなりません。最初の料金を2倍にしたり、空港料金を足して移動料金を推測したりしないでください。各区間、車両、適用される同時予約割引、合計の書面確認を依頼し、承諾前に全ての立ち寄りを申告します。
ホテル移動と荷物を調整する
最初の宿にはチェックアウトと荷物預かり、次の宿にはチェックインと荷物の受け取りを確認します。対応可否と料金は施設ごとに異なります。その回答を基に迎車を決めましょう。買い物、観光、数時間の待機は別途合意が必要で、部屋を使えない時間に車が自動で含まれるわけではありません。人数、荷物、大型用具、チャイルドシート、入構手続きは区間ごとに更新してください。
最後の宿泊先からの帰路を再確認する
当初の予約が最初のホテルでも、帰路の出発地は最後のホテルやヴィラと明確に確認します。配車担当には、その住所、実際の出発便、現在の状況から迎車時刻を計算してもらいます。到着時の所要時間は出発前の余裕時間とは異なります。さらに宿を変えたら新住所を送り、時刻と料金を再確認してください。最新の計画を1つ保管し、連絡先と待ち合わせ案内はオフライン保存します。
確認リストをコピーする
下の項目を1通のメッセージにコピーし、不明点は確認待ちと記して合意した行程の返信を依頼します。このリストは依頼書であり、送迎、割引、待機や宿のサービスが確約された証明ではありません。日付、住所、便名を変えた場合は、古い案内と混同しないよう最新の全行程を再送し、返信内容を出発前に照合してください。
- 第1区間・POP到着：現地日付、便名、最初の宿：…
- 第2区間・ホテル移動：日付、両住所、希望迎車時刻：…
- 第3区間・最後の宿からPOP：出発日、便名：…
- 各区間の人数、荷物、用具、チャイルドシート：…
- 入口、地図位置、宿の連絡先、入構条件：…
- 退室、入室、荷物預かりを施設に確認済み：…
- 書面料金、含まれる内容、合意した割引、立ち寄り：…
- 最後の迎車時刻、集合場所、連絡先、変更を確認済み：…